Politique de confidentialité

2.Nos deux rôles

Lorsque nous décidons de l’utilisation des renseignements

Nous sommes responsables des renseignements personnels des propriétaires et des membres du personnel des entreprises qui utilisent JULY Call, des personnes qui communiquent avec nous (y compris sur nos propres lignes de ventes, de soutien et de conciergerie), des visiteurs de notre site Web et de nos démonstrations en direct, ainsi que des personnes qui reçoivent nos communications de marketing.

Lorsque nous agissons pour le compte d’une entreprise

Les clients de JULY Call sont des entreprises. Lorsque vous appelez une entreprise qui utilise JULY Call, que vous lui envoyez un texto ou un courriel ou que vous clavardez avec elle, ou lorsque cette entreprise communique avec vous au moyen de JULY Call, c’est l’entreprise qui contrôle vos renseignements et qui décide de leur utilisation. Nous les traitons pour le compte de l’entreprise, à titre de fournisseur de services, conformément à nos Conditions d’utilisation et à notre Addenda sur le traitement des données. La politique de confidentialité propre à l’entreprise s’applique à vous, et il est préférable d’adresser d’abord vos questions à ce sujet à l’entreprise (voir Si vous avez été en contact avec une entreprise qui utilise JULY Call).

3.Ce que nous recueillons

Propriétaires de comptes et membres du personnel

Votre nom, le nom et le secteur d’activité de votre entreprise, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et votre rôle; vos données de connexion (un mot de passe géré par notre fournisseur d’authentification, Supabase Auth, ou votre connexion avec Google); les paramètres de la réceptionniste et les demandes que vous nous envoyez, y compris les mots que vous employez pour décrire votre entreprise ainsi que vos choix de voix et de langue; vos numéros de téléphone et vos paramètres de renvoi d’appels; la connexion à votre agenda si vous connectez Google Calendar (vos disponibilités et les rendez-vous que le Service crée); vos renseignements de facturation (votre forfait, vos factures, l’état de vos paiements et un jeton de paiement émis par Helcim, jamais votre numéro de carte); la version de nos Conditions que vous avez acceptée pour votre entreprise, et la date de cette acceptation; vos messages au service de soutien; ainsi que vos appels et vos textos avec notre ligne de conciergerie.

Appelants et contacts d’une entreprise (renseignements traités pour l’entreprise)

Votre numéro de téléphone, ainsi que le numéro à partir duquel un appel a été renvoyé; le nom et les renseignements que vous fournissez; ce que vous dites lors des appels (l’enregistrement audio, une transcription et un résumé produit par l’IA, ainsi que la langue que vous parlez); les textos, les messages WhatsApp, les messages de clavardage et les courriels que vous échangez avec l’entreprise; les détails des rendez-vous; le motif de votre appel et les notes; les registres de consentement et de désabonnement; ainsi que l’heure, la durée et le coût des appels. Si l’entreprise connecte des formulaires de génération de prospects de Facebook ou d’Instagram, un module de clavardage sur son site Web, une adresse courriel de réception ou une liste de contacts, nous recevons les renseignements qu’elle transmet à partir de ces sources.

Personnes qu’une entreprise joint au moyen des communications sortantes par IA (renseignements traités pour l’entreprise)

Les coordonnées que l’entreprise inscrit et le fondement du consentement qu’elle consigne; les messages que l’IA envoie et vos réponses; les résultats des appels et toute réponse que vous donnez; tout rendez-vous pris; et si vous avez demandé que les communications cessent.

Visiteurs du site Web

Nous n’utilisons aucun témoin ni script d’analyse, de publicité ou de suivi (voir Témoins et technologies similaires). Notre fournisseur d’hébergement traite des renseignements techniques, comme votre adresse IP et le type de votre navigateur, pour diffuser et protéger le site. Si vous nous écrivez, si vous utilisez notre formulaire de contact ou si vous demandez une démonstration, nous conservons ce que vous nous envoyez (votre nom, votre entreprise, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone si vous le fournissez, et votre message) comme piste de vente ou de soutien, et nous le transmettons par courriel à notre équipe pour qu’une personne puisse vous répondre.

Visiteurs des démonstrations en direct

• Démonstration de la réceptionniste (un appel à une entreprise fictive à partir de votre navigateur) : avant le premier appel, vous indiquez votre prénom et votre numéro de cellulaire, et nous envoyons à ce numéro un code de 6 chiffres par texto pour confirmer qu’il vous appartient. Nous conservons, comme piste de vente, votre prénom, votre numéro, le moment où vous l’avez confirmé, le secteur d’activité et la langue essayés, le prénom que la réceptionniste a entendu pendant l’appel, les questions que vous avez posées (tout numéro de téléphone ou adresse courriel que vous avez dit y est masqué), tout moment que vous avez réservé auprès de l’entreprise fictive, ainsi que le fait que vous ayez coché ou non la case permettant à JULY Call de vous appeler ou de vous écrire par texto au sujet du service. Un moment réservé pendant la démonstration est un vrai suivi : il est conservé comme une consultation avec l’équipe de JULY Call, nous vous envoyons un texto de confirmation indiquant qu’il s’agissait d’une démonstration de JULY Call et que JULY Call vous appellera à ce moment-là, et notre équipe en est avisée. Pour les limites de la démonstration, nous conservons un hachage salé de votre adresse IP (jamais l’adresse elle-même), l’identifiant de l’appel chez Twilio, le nombre de questions que vous avez posées, la durée de l’appel, la raison pour laquelle il a pris fin et si vous avez réservé un moment. Le code lui-même n’est conservé que sous forme de code à sens unique (un hachage) et il est supprimé après 30 jours. L’appel est traité en direct par Twilio et par notre fournisseur d’IA pour que la démonstration fonctionne, et il est enregistré et transcrit comme un appel à la ligne d’une entreprise : vous entendez l’avis d’enregistrement tout de suite après le message d’accueil, et l’enregistrement est stocké au Canada après l’appel. Notre équipe réécoute les enregistrements et lit les transcriptions pour vérifier la qualité de la démonstration; les deux sont supprimés 30 jours après l’appel.
• Démonstration des communications sortantes (l’IA vous joint par appel ou par texto sur votre propre téléphone) : elle ne commence qu’après votre accord, donné en appuyant sur 1 pendant l’appel ou en répondant YES au texto. Nous conservons, comme piste de vente, votre prénom, votre numéro, le scénario essayé, le dénouement de la démonstration en une ligne (par exemple que vous avez choisi un moment, que vous avez dit non ou que vous n’avez pas répondu) et le fait que vous ayez coché ou non la case permettant à JULY Call de vous appeler ou de vous écrire par texto au sujet du service. Le registre propre à la démonstration ne conserve votre numéro que pendant qu’elle est en cours; il conserve des hachages salés de votre numéro de téléphone et de votre adresse IP pour faire respecter les limites quotidiennes de la démonstration, ainsi que le scénario, le canal, l’état, le résultat, le nombre de tours de conversation et, pour les appels, l’identifiant de l’appel chez Twilio. L’appel n’est pas enregistré; la conversation par texto n’est conservée que pendant que la démonstration est en cours, puis elle est effacée.
• Pourquoi, et votre choix : une personne de JULY Call peut vous appeler, vous écrire par texto ou vous envoyer un courriel au sujet de la démonstration que vous avez demandée. La case n’est jamais cochée à votre place. Si vous la laissez décochée, nous ne faisons de suivi qu’au sujet de votre démonstration, dans les six mois qui la suivent, comme la loi canadienne anti-pourriel le permet après une demande de renseignements. Vous pouvez nous demander d’arrêter en tout temps (répondez STOP à un texto ou écrivez-nous), et nous ne communiquerons plus avec vous à ce sujet.

Personnes qui appellent JULY Call ou lui envoient un texto

Lorsque vous appelez nos propres lignes ou leur envoyez un texto, comme notre ligne de ventes et de soutien (la ligne JULY Call) ou la ligne de conciergerie, c’est notre assistante IA qui répond. C’est nous qui décidons de l’utilisation de ces renseignements.

• La ligne JULY Call (notre ligne de ventes et de soutien) : les appels sont enregistrés, avec un avis au début de l’appel, puis transcrits et résumés. Nous conservons ce que vous nous dites comme piste de vente, soit votre nom, votre entreprise, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel, ce dont vous avez besoin et le résumé de l’appel, et nous transmettons le résumé par courriel à notre équipe pour qu’une personne puisse faire le suivi. L’enregistrement est conservé 90 jours; la transcription et le résumé sont conservés avec la piste. Si vous envoyez un texto à la ligne, nous conservons les deux côtés de la conversation (ses 40 derniers messages) pour que l’assistante puisse la poursuivre, et nous la résumons pour notre équipe. Répondez STOP pour ne plus recevoir de textos de cette ligne; nous conservons une trace de cette demande afin de la respecter.
• La ligne de conciergerie (pour la configuration du service de nos clients) : ces appels ne sont pas enregistrés. L’IA conserve un résumé avec la demande créée par l’appel, ainsi que votre numéro et les renseignements que vous fournissez.

Prévention des abus

Nous conservons des compteurs de courte durée qui limitent les abus, par exemple le nombre de messages qu’un numéro peut envoyer en quelques minutes. Ils peuvent contenir un numéro de téléphone ou une adresse IP et sont supprimés après environ une journée.

4.Comment nous les utilisons

À nos propres fins

• pour créer et gérer les comptes, configurer et faire fonctionner la réceptionniste de chaque entreprise, et exécuter les demandes que les propriétaires nous envoient;
• pour facturer et percevoir les paiements;
• pour offrir du soutien et envoyer des messages liés au service, comme des avis de configuration, de facturation et de sécurité;
• pour envoyer des communications de marketing sur nos produits aux contacts d’affaires qui ont accepté de les recevoir;
• pour offrir nos démonstrations en direct, faire respecter leurs limites, vérifier la qualité des appels enregistrés de la démonstration de la réceptionniste et faire un suivi auprès des personnes qui les ont essayées;
• pour assurer la sécurité du Service et prévenir la fraude, les abus et les mauvais usages;
• pour nous conformer à la loi et faire respecter nos ententes; et
• pour produire des statistiques agrégées ou dépersonnalisées (comme la latence des appels et les minutes de démonstration) que nous utilisons pour exploiter et améliorer le Service.

Pour les entreprises que nous servons

Selon les instructions de chaque entreprise : répondre aux appels et aux messages, prendre des messages, fixer des rendez-vous, envoyer des confirmations et des suivis, mener des campagnes de communications sortantes et montrer à l’entreprise ses propres dossiers.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous ne nous en servons pas à des fins de publicité pour des tiers.

5.Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels avec un consentement exprès ou tacite, selon ce que permet la loi, ou lorsque la loi le permet par ailleurs, par exemple pour remplir une obligation légale ou pour prévenir la fraude.

Dans le cas des appelants et des contacts d’une entreprise, il incombe à l’entreprise de disposer du consentement dont elle a besoin. JULY Call l’y aide : chaque appel auquel l’IA répond commence par un avis d’enregistrement, dans la langue du message d’accueil; les textos automatisés et de marketing vous indiquent de répondre STOP pour vous désabonner; et les courriels contiennent un lien de désabonnement.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Ce retrait peut limiter ce que nous pouvons faire pour vous; par exemple, nous ne pouvons pas gérer un compte sans les coordonnées de son propriétaire. Vous pouvez en tout temps cesser de recevoir nos communications de marketing au moyen du lien de désabonnement ou en nous écrivant.

6.Comment l’IA traite les renseignements

JULY Call utilise les modèles Claude d’Anthropic, aux États-Unis, pour comprendre le contenu des appels, des textos, des clavardages et des courriels et y répondre, ainsi que pour préparer des modifications de configuration et rédiger des messages de communications sortantes. Pendant les appels, la reconnaissance vocale (Deepgram) et la synthèse vocale (ElevenLabs) s’exécutent au sein de Twilio, également aux États-Unis. Selon les conditions commerciales d’Anthropic, le contenu des clients n’est pas utilisé pour entraîner ses modèles.

Décisions prises par l’IA

Pour les entreprises qu’elle sert, l’IA prend certaines décisions de façon autonome : quelles heures de rendez-vous proposer et réserver, si un message semble être un pourriel (auquel cas elle n’y répond pas), et si une réponse à une communication sortante signifie oui, non, plus tard ou une demande d’arrêt. Si une décision vous concernant a été prise de cette façon, vous pouvez demander à l’entreprise, ou à nous, de vous indiquer quels renseignements ont été utilisés et les principales raisons de la décision, de corriger ces renseignements et de faire réviser la décision par une personne.

7.Enregistrement et transcription des appels

Chaque appel auquel la réceptionniste IA répond sur la ligne d’une entreprise, et chaque appel qu’elle passe pour une entreprise dans le cadre de communications sortantes, commence par un avis d’enregistrement. Une ligne qui accueille les appelants en anglais diffuse l’avis suivant : « Just so you know, this call may be recorded for quality and to make sure we get your details right. » Une ligne qui accueille les appelants en français diffuse plutôt celui-ci : « Pour votre information, cet appel peut être enregistré à des fins de qualité et pour bien noter vos coordonnées. » Une ligne qui accueille les appelants dans une autre langue donne aussi l’avis dans cette langue.

L’enregistrement commence dès que l’appel est établi, de sorte que le message d’accueil et l’avis font partie de l’enregistrement. Les appels sont transcrits et résumés. L’entreprise peut réécouter ses enregistrements dans son tableau de bord; notre personnel n’y accède que pour offrir du soutien, pour assurer la sécurité du Service ou lorsque la loi l’exige, et chaque accès est consigné, avec sa raison, dans un journal d’audit qui ne peut pas être modifié. Les enregistrements sont stockés au Canada après l’appel et conservés de la façon décrite à la section Combien de temps nous les conservons. Les appels à la démonstration de la réceptionniste sur notre site Web sont enregistrés et transcrits de la même façon, avec le même avis; notre équipe les réécoute pour vérifier la qualité de la démonstration, et ils sont supprimés 30 jours après l’appel. Les appels à notre propre ligne de ventes et de soutien (la ligne JULY Call) sont aussi enregistrés, avec un avis au début de l’appel, et conservés 90 jours. Les appels de notre ligne de conciergerie et les appels de la démonstration des communications sortantes ne sont pas enregistrés.

Si vous ne voulez pas que votre appel soit enregistré, vous pouvez raccrocher et joindre l’entreprise d’une autre façon, et vous pouvez demander à l’entreprise de supprimer un enregistrement. Notre Divulgation sur l’IA et l’enregistrement des appels explique ce que les appelants entendent et les choix qui s’offrent à eux.

8.Où les renseignements sont stockés et traités

En bref : nos dossiers sont stockés au Canada. Les appels, les textos et les courriels sont traités aux États-Unis (les courriels ne sont traités dans l’Union européenne que lorsque notre fournisseur de repli les envoie), et certains fournisseurs y conservent leurs propres copies pendant une durée limitée, comme il est indiqué ci-après. Vos renseignements ne restent pas uniquement au Canada.

Copies conservées par nos fournisseurs

Les renseignements traités ou stockés à l’extérieur du Canada sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent, et les tribunaux ainsi que les autorités chargées de l’application de la loi et de la sécurité nationale de ce pays peuvent y avoir accès en vertu de ces lois. Nous protégeons ces renseignements au moyen de contrats conclus avec nos fournisseurs. Notre liste des Sous-traitants indique chaque fournisseur et son rôle.

9.Avec qui nous les communiquons

• nos fournisseurs de services (énumérés à la page Sous-traitants), en vertu de contrats qui limitent l’usage qu’ils peuvent en faire;
• l’entreprise avec laquelle vous avez été en contact, pour les renseignements que nous traitons pour son compte;
• Google ou Meta, lorsqu’une entreprise ou un utilisateur connecte leurs services (par exemple Google Calendar ou WhatsApp);
• nos conseillers professionnels, qui sont tenus à une obligation de confidentialité;
• les tribunaux, les organismes de réglementation et les autorités chargées de l’application de la loi, lorsque la loi l’exige ou le permet;
• un acquéreur ou un successeur dans le cadre d’une fusion, d’un financement ou de la vente de la totalité ou d’une partie de notre entreprise, sous le sceau de la confidentialité et uniquement à cette fin; et
• toute autre personne, avec votre consentement.

10.Données des utilisateurs Google (Google Agenda et Google Meet)

Cette section porte sur les renseignements que JULY reçoit de Google lorsqu’un membre du personnel d’une entreprise connecte son propre Google Agenda (le module complémentaire Google Agenda et Google Meet), et lorsqu’une personne se connecte avec Google. Connecter un agenda est facultatif, chaque personne le fait pour elle-même et peut l’annuler en tout temps.

Ce à quoi nous accédons

• l’adresse courriel de votre compte Google, pour indiquer quel compte est connecté (la connexion avec Google nous donne votre nom et votre adresse courriel, qui deviennent votre identifiant);
• la liste de vos agendas (leurs noms et identifiants), uniquement pour que vous puissiez choisir ceux qui comptent comme occupés; nous conservons les identifiants que vous choisissez, pas les noms;
• les renseignements de disponibilité des agendas que vous choisissez : seulement l’heure de début et de fin des périodes occupées, jamais le titre, la description, les participants ou le lieu de vos événements; et
• les événements que JULY crée lui-même pour vos rendez-vous, qu’il ajoute à votre agenda principal (avec un lien Google Meet pour un rendez-vous vidéo), déplace et supprime. Nous ne lisons, ne modifions et ne supprimons jamais aucun autre événement de votre agenda.

Comment nous les utilisons

Uniquement pour fournir les fonctions de prise de rendez-vous que vous avez activées : la réceptionniste ne propose ni ne réserve une heure où vous êtes occupé, chaque rendez-vous apparaît dans votre agenda et reste synchronisé avec lui, un rendez-vous vidéo reçoit un lien Meet qui figure dans sa confirmation et son rappel, et le tableau de bord indique quel compte est connecté. Nous n’utilisons pas les données des utilisateurs Google à des fins publicitaires, nous ne les vendons pas et nous ne les utilisons pas, ni rien qui en découle, pour concevoir, améliorer ou entraîner un modèle d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique, le nôtre ou celui de quiconque.

Avec qui nous les communiquons

Vos périodes occupées sont transformées en heures libres que la réceptionniste IA peut proposer : elle reçoit ces heures libres, jamais votre agenda lui-même. La réceptionniste fonctionne avec les modèles Claude d’Anthropic et, selon les conditions commerciales d’Anthropic, le contenu des clients n’est pas utilisé pour entraîner ses modèles. Les données des utilisateurs Google sont stockées chez Supabase (au Canada) et traitées par Vercel (au Canada, avec des journaux aux États-Unis), nos fournisseurs de services, uniquement pour faire fonctionner le Service. Nous ne les transmettons à personne d’autre, sauf de la façon décrite dans la présente politique, lorsque la loi l’exige ou avec votre consentement. Le personnel de JULY ne les consulte pas, sauf avec votre permission (par exemple pour répondre à une demande de soutien que vous avez faite), lorsque la sécurité l’exige ou pour se conformer à la loi.

Comment nous les protégeons

La connexion utilise le protocole OAuth 2.0 de Google. Votre jeton d’actualisation Google est stocké chiffré au repos (AES-256) dans notre base de données au Canada, dans un champ qu’aucun utilisateur de l’application ne peut lire, seulement nos serveurs; il ne circule que par TLS 1.2 ou une version supérieure, et les jetons d’accès de courte durée ne sont conservés que dans la mémoire du serveur. L’espace de travail de chaque entreprise est séparé des autres par une sécurité au niveau des lignes.

Combien de temps nous les conservons, et comment les supprimer

Les périodes occupées sont lues au moment de proposer ou de réserver une heure, et ne sont pas conservées. L’adresse courriel de votre compte, les identifiants des agendas choisis et les jetons Google sont conservés tant que vous restez connecté. Lorsque vous vous déconnectez (Tableau de bord, Connect, Disconnect), nous révoquons l’accès auprès de Google et supprimons les jetons et les paramètres; ils sont aussi supprimés immédiatement si Google cesse d’accepter la connexion, et lorsque l’entreprise ferme son espace de travail. Les événements créés par JULY restent dans votre agenda comme vos propres entrées, et vous pouvez les supprimer dans Google Agenda en tout temps. Vous pouvez aussi retirer l’accès de JULY à votre compte Google en tout temps à l’adresse myaccount.google.com/permissions, ou nous demander de supprimer ces renseignements (voir « Nous joindre » ci-dessous).

Utilisation limitée

L’utilisation par JULY des renseignements reçus des API de Google, et leur transfert à toute autre application, respectent la Politique relative aux données des utilisateurs des services d’API Google (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use). L’utilisation des données brutes ou dérivées des utilisateurs reçues des API de Google Workspace, y compris l’API Google Agenda, respecte la Politique relative aux données des utilisateurs de Google, y compris les exigences d’utilisation limitée.

11.Combien de temps nous les conservons

• Enregistrements d’appels : 90 jours par défaut. Une entreprise peut nous demander une autre durée, entre 7 jours et 2 ans. Ils sont ensuite supprimés. Les bureaux politiques et de campagne conservent les leurs pendant 400 jours par défaut, car la Loi électorale du Canada exige que les enregistrements et les scripts des appels électoraux soient conservés pendant un an après la période électorale. Une exception, à titre de preuve aux fins de la Loi canadienne anti-pourriel : un enregistrement qui contient le consentement verbal d’une personne est conservé aussi longtemps que ce consentement demeure en vigueur, et jusqu’à 3 ans après son retrait, tant que le compte de l’entreprise est ouvert; il est ensuite supprimé.
• Appels à notre ligne de ventes et de soutien (la ligne JULY Call) : l’enregistrement, 90 jours après l’appel, puis supprimé; la transcription et le résumé, avec la piste issue de l’appel, 2 ans après notre dernier contact avec vous.
• Appels de notre ligne de conciergerie : non enregistrés. Leurs résumés sont conservés avec la demande issue de l’appel.
• Enregistrements et transcriptions de la démonstration de la réceptionniste : 30 jours après l’appel, puis supprimés.
• Pistes provenant de la ligne JULY Call, de notre formulaire de contact et de nos démonstrations en direct : conservées pendant 2 ans après notre dernier contact avec vous (une démonstration ultérieure compte comme un contact, et tout moment de suivi réservé pendant une démonstration est conservé avec la piste), puis supprimées. Conversations par texto sur la ligne JULY Call (les deux côtés, et leur résumé) : 90 jours après le dernier message, puis supprimées, sauf la trace de votre réponse STOP, que nous conservons aussi longtemps que nécessaire pour respecter votre demande. Codes envoyés par texto pour la démonstration en direct (conservés seulement sous forme de codes à sens unique, avec le numéro auquel ils ont été envoyés) : 30 jours.
• Registres indiquant qui a accepté nos Conditions pour une entreprise, quelle version et à quel moment : conservés avec les dossiers de facturation de l’entreprise.
• Transcriptions, résumés, journaux d’appels, messages, contacts, rendez-vous et événements des communications sortantes : conservés tant que le compte est actif, et supprimés dans les 60 jours suivant la fermeture du compte. Une entreprise peut d’abord les exporter.
• Lorsque le compte d’une entreprise est fermé : nous indiquons par courriel au propriétaire du compte la date à laquelle les données de l’entreprise seront supprimées et la façon de les exporter d’abord; jusqu’à cette date, le compte peut être rouvert. Dans les 60 jours suivant la fermeture (pour un bureau politique ou de campagne, une fois écoulée sa période de conservation des enregistrements de 400 jours), tout ce que nous détenons pour l’entreprise est supprimé : enregistrements, transcriptions, messages, contacts, rendez-vous, communications sortantes, registres de consentement et de désabonnement, paramètres et identifiants de connexion de ses utilisateurs. Seuls les dossiers de facturation sont conservés, comme il est décrit ci-après.
• Dossiers de facturation : conservés pendant 7 ans, comme l’exige la législation fiscale canadienne.
• Registres des démonstrations du site Web (hachages salés d’adresses IP, hachages salés de numéros de téléphone, durées, résultats) : 90 jours (l’enregistrement et la transcription d’un appel de la démonstration de la réceptionniste sont supprimés après 30 jours, comme il est indiqué ci-dessus). Les appels de la démonstration des communications sortantes ne sont pas enregistrés, et son registre efface le numéro de téléphone à la fin de celle-ci (votre piste de démonstration le conserve, comme il est indiqué ci-dessus).
• Registres de désabonnement et de consentement : conservés aussi longtemps que nécessaire pour les respecter tant que le compte de l’entreprise est ouvert, car ils protègent la personne qui s’est désabonnée; supprimés avec le reste des données de l’entreprise à la fermeture du compte.
• Sauvegardes : Notre fournisseur de base de données conserve des sauvegardes quotidiennes pendant 7 jours; elles sont ensuite supprimées.

Les autres renseignements personnels ne sont conservés que pendant la durée nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique ou exigée par la loi, puis ils sont supprimés ou anonymisés.

12.Comment nous les protégeons

Les renseignements sont chiffrés en transit (TLS 1.2 ou version supérieure) et au repos (AES-256, Supabase). L’espace de travail de chaque entreprise est cloisonné par la sécurité au niveau des lignes, et l’accès au sein d’un espace de travail dépend du rôle de l’utilisateur. La connexion se fait au moyen de Supabase Auth (adresse courriel, ou Google avec OAuth 2.0). Les webhooks de Twilio sont vérifiés au moyen de leurs signatures, et notre relais vocal est authentifié au moyen d’un secret. Les données de carte demeurent chez Helcim. Aucun système n’est parfaitement sûr, mais nous nous efforçons de protéger les renseignements de façon appropriée compte tenu de leur sensibilité. Consultez notre page Sécurité.

13.Vos droits

Sous réserve de la loi et des exceptions qu’elle prévoit, vous pouvez :

• demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet, les consulter et savoir comment ils ont été utilisés et à qui ils ont été communiqués;
• nous demander de rectifier des renseignements inexacts ou incomplets;
• retirer votre consentement;
• nous demander de supprimer des renseignements ou (au Québec) de cesser de les diffuser, lorsque la loi vous confère ce droit;
• au Québec, recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous avez fournis; et
• poser des questions sur les décisions prises par l’IA, comme il est décrit à la section Comment l’IA traite les renseignements.

Pour présenter une demande, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels à support@july.ca. Nous vérifierons votre identité avant d’agir, et nous vous répondrons dans le délai prévu par la loi (généralement 30 jours). Si nous ne pouvons pas donner suite à une demande, nous vous en expliquerons les raisons, sauf si la loi nous en empêche.

Plaintes

Veuillez d’abord communiquer avec nous, et nous tenterons de régler la question. Vous pouvez aussi porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca), du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique (oipc.bc.ca), du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta (oipc.ab.ca) ou de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca), selon le cas.

14.Si vous avez été en contact avec une entreprise qui utilise JULY Call

C’est l’entreprise qui contrôle vos renseignements; veuillez donc lui adresser vos demandes à leur sujet (accès, rectification, suppression, enregistrements). Si vous nous écrivez plutôt, nous transmettrons votre demande à l’entreprise et l’aiderons à y répondre; pour ce faire, nous pourrions devoir indiquer à l’entreprise qui a présenté la demande.

Pour ne plus recevoir de messages d’une entreprise : répondez STOP à ses textos, utilisez le lien de désabonnement dans ses courriels ou, lorsque l’assistante vous appelle pour le compte de l’entreprise, dites-lui que vous ne voulez pas qu’on communique avec vous. Notre Politique sur la messagerie et les communications sortantes explique le fonctionnement du désabonnement.

15.Témoins et technologies similaires

Nous n’utilisons que ce dont le Service a besoin pour fonctionner :

• des témoins (cookies) de connexion placés par notre fournisseur d’authentification, Supabase Auth (nommés « sb-…-auth-token »), qui maintiennent votre session ouverte;
• un témoin de courte durée (« jc_signup ») qui mémorise votre secteur d’activité et le nom de votre entreprise pendant au plus 30 minutes lorsque vous vous inscrivez avec Google, et qui est effacé une fois votre connexion établie;
• un témoin de courte durée (« apc_gstate ») qui protège l’étape où vous connectez Google Calendar : il dure au plus 10 minutes et est effacé lorsque la connexion est terminée;
• un témoin (« jc_terms ») qui mémorise, pendant au plus 30 jours, que votre entreprise a accepté les Conditions en vigueur, afin que nous ne vous posions pas la question de nouveau à chaque page;
• un paramètre, dans le stockage local de votre navigateur, qui mémorise que vous avez fermé la liste des premières étapes du tableau de bord;
• une fois votre numéro confirmé pour la démonstration en direct, un jeton dans le stockage de session de l’onglet du navigateur (« jc_demo_lead ») qui vous permet de lancer d’autres appels de démonstration pendant au plus une journée sans nouveau code; il est effacé à la fermeture de l’onglet; et
• sur le site Web d’une entreprise, le module de clavardage JULY Call conserve un identifiant de session de clavardage et les 40 derniers messages de votre conversation dans le stockage de session de l’onglet du navigateur, qui est effacé à la fermeture de l’onglet.

Nous n’utilisons aucun témoin ni script d’analyse, de publicité ou de suivi sur notre site Web ou dans l’application. Lorsque vous payez, le formulaire de paiement de Helcim s’ouvre dans un cadre sécurisé fourni par Helcim; lorsque vous vous connectez avec Google, vous utilisez les pages de Google; et lorsque vous essayez la démonstration en direct, votre navigateur se connecte à Twilio pour acheminer l’audio de l’appel. Ces fournisseurs traitent ces renseignements selon leurs propres conditions.

16.Enfants

JULY Call est un service destiné aux entreprises et ne s’adresse pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants à nos propres fins. Il peut y avoir des mineurs parmi les personnes qui appellent une entreprise ou lui envoient des messages; les renseignements qui les concernent sont traités pour le compte de l’entreprise, qui en est responsable.

17.En cas d’incident de confidentialité

Si une atteinte aux mesures de sécurité touche des renseignements personnels et crée un risque réel de préjudice grave (ou, au Québec, un risque qu’un préjudice sérieux soit causé), nous en avisons les personnes concernées et les organismes de réglementation de la protection des renseignements personnels comme l’exige la loi, et nous tenons un registre de ces incidents. Lorsque les renseignements sont détenus pour le compte d’une entreprise, nous en informons l’entreprise sans délai indu et l’aidons à remplir ses propres obligations.

18.Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. La date d’entrée en vigueur indiquée en haut de la page est celle de la version actuelle. Si nous apportons une modification importante, nous en informerons les propriétaires de comptes par courriel ou dans le Service, et nous publierons un avis sur notre site Web, avant qu’elle prenne effet.

19.Nous joindre

Responsable de la protection des renseignements personnels, JULY Marketing Inc., 666, rue Burrard, bureau 500, Vancouver (Colombie-Britannique), Canada. Courriel : support@july.ca.